電話總機系統配置

電話總機系統（也稱為PBX，即Private Branch Exchange）是一種在企業、機構或大樓內部使用的電話交換系統，負責管理內部員工之間的電話通話及外部電話來電。它通常由硬體設備（如總機、交換機）和相應的軟體組成，實現內部和外部電話通訊的管理與分配。電話總機系統是企業通信的重要基礎設施，支持內部電話網路、呼叫轉接、來電分配等多種功能。
電話總機的功能

1. 來電分配：
   • 來電路由：當外部來電進入總機系統時，系統會根據預設的規則將來電自動分配給相應的分機，或通過自動語音應答（IVR）指引來電者選擇需要的部門或服務。
   • 呼叫轉接：如果某部門或員工無法接聽電話，總機系統可以將來電轉接到其他人員或部門。
2. 內部通話：
   • 內線通話：系統能夠實現同一內部電話網絡下的免費內線通話，這在大中型企業中非常重要。
   • 分機管理：根據需要配置分機號碼，員工可以透過分機號碼進行快速內部聯絡。
3. 自動語音應答（IVR）：
   • 提供語音提示和選擇功能，讓來電者能夠根據提示選擇適合的部門或服務，提高企業運營效率。例如，「請按1聯繫銷售部，按2聯繫客服部」等。
4. 語音信箱：
   • 當員工無法接聽電話時，來電可以進入語音信箱，並讓來電者留言。留言可由員工隨時查看或回覆。
5. 呼叫轉移：
   • 當員工不在辦公室或外出時，系統可以自動將來電轉移到手機或其他指定電話。
6. 呼叫等待與排隊：
   • 當多人同時撥打電話進入系統時，電話總機可以對來電進行排隊，並在有空閒的分機時自動接通。
7. 通話錄音：
   • 可以錄製所有或選定的通話，這對客服部門、銷售團隊等來說非常有用，方便事後查證和培訓使用。
8. 多語言支持：
   • 在跨國公司中，電話總機系統可以配置多語言語音選項，方便不同語言使用者的溝通。
9. 來電顯示：
   • 可以顯示來電者的詳細資料（如來電者名稱、部門等），幫助接聽人員快速識別來電者，提升服務質量。